5.ライブに出る・企画する

【ライブ企画】Google フォームを使って超簡単に「チケット取り置きリスト」を作る方法

この記事では、アカペラライブの「チケット取り置きリスト」の作り方をまとめます。

 

チケット取り置きリストを作る方法はいくつかありますが、Gogleフォームを使えば、誰でも・無料で・簡単に・予約フォームを作ることができます。しかも、スマホで。

 

出来るだけ詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

Googleフォームの利用には、Googleアカウントが必要です。私用のアドレスでも、グループ用の新設アドレスでもいいので、事前に用意をお願いします。

アカペラライブ「チケット取り置きリスト」を作る手順

大きくは4つの手順です。

  1. Googleフォームで「チケット予約フォーム」を作る
  2. URLをお客さんに共有し、回答をスプレッドシートで管理
  3. 受付で使いやすいようチェック欄を追加&デザインを加工
  4. 印刷

 

エクセルを触ったことがない人は、3のスプレッドシート加工に少し手間取るかもしれませんが、絶対に出来るようにキャプチャを駆使しながら解説します。

1. Googleフォームで「チケット予約フォーム」を作る

Googleフォームは、PC・スマートフォンどちらでも利用できるサービスです。今回は予約フォームの作成までは、スマートフォンで作成します。

キャプチャもスマートフォンでの画面を記載しています。PCでもほぼ同じようにできますので、もしPCのほうがやりやすいなどあれば、PCで作成いただいてももちろん問題ないです。

 

検索画面で「Googleフォーム」と検索するか、以下のURLから公式サイトにアクセスしてください。

https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

 

このような画面に飛べば正解です。

 

「Googleフォームを使ってみる」をタップ、あるいはクリックしてください。

Googleアカウントにログインしていないと、なんらかのアカウントでのログインを求められます。作成した予約フォームは、ログインしたアカウントのGoogleドライブに保存されますので、任意のアカウントにログインして先へ進んでください。

 

こんなページに遷移するはずです。

 

フォームのタイトル

では、チケット予約に必要な項目を入力していきます。

まずはフォームのタイトルを入力します。今回は、試しに「おたべ主催ライブ 予約フォーム」としておきます。

タイトルに「予約フォーム」と入れておくと、お客さんにもわかりやすいです

 

タイトルエリアを選択して、任意のタイトルを入力します。

すぐ下の小さな入力欄「フォームの説明」欄は、本フォームの説明を入力する欄です。空欄でも問題ないですが、今回は一応ライブの日時や場所など、詳細を入力しておきます。

 

予約グループ名(任意)

どのグループのお客さんかを把握するため「予約グループ名」の欄を設けます。

ワンマンライブなどの場合は不要ですが、一定の人数を超えた集客分を出演グループにキックバックする場合、取り置きをしてくれたお客さんがどのグループのお客さんかわからないと後々トラブルの原因になります。

複数の出演グループに知り合いがいる場合、どのグループのお客さんとしてカウントするかは受付の人にはわかりません。

事前にグループ同士で話し合い、◯◯宛で予約してね、などとお願いしておきましょう。

 

入力欄の作り方です。

 

質問欄をタップ、またはクリックし「予約グループ名」と入力します。

オプション1をタップ、あるいはクリックすると選択肢を作成できます。ここでは出演グループ名を入力します(今回は、おたべとしています)

 

「選択肢を追加」をタップ、あるいはクリックすると、選択肢を増やすことが出来ますので、必要数追加して、全出演グループの名前を追記しましょう。

 

最後に、下部アイコン「必須」のボタンをオンにして完了です。

必須ボタンをオンにしないと、その質問は任意回答になってしまい、予約グループを選択しなくても予約が完了できるようになります。注意しましょう。

 

ちなみに、「「その他」を追加」を選ぶと、文字通り「その他」が追加されます。実際の選択画面ではこんな感じに表示されます。

冒頭の予約グループの重複などのトラブルがあるので、曖昧な選択肢を設ける必要もないと思いますが、一応選択肢として追記することも出来るので紹介しておきます。

名前(漢字、ふりがな)

続いて、お客さんの名前を入力してもらう「お名前」欄を作成します。

 

画面下部左のにある+ボタンを押すと、質問を増やすことができます。1つ目と同じように、無題の質問が追加されるので、質問欄を更新し、お名前欄を作成しましょう。

 

先ほどは、回答形式の部分が「ラジオボタン」になっていたと思いますが、このままでは名前を登録できないので、形式を変更します。

 

「ラジオボタン」となっている欄をタップ、あるいはクリックしてください。ポップアップが表示されて任意の回答形式が選択できるようになります。

お客さんのお名前は、記述式で登録してもらうので「記述式」を選択してください。その後、質問欄に「お名前」を入力します。

 

ここで、小技をひとつご紹介。

 

お客さんのお名前欄は「漢字」と「ふりがな」に分けることをおススメします。

 

理由①:自然に本名で登録してくれる

質問欄を「お名前」だけにすると、たまにニックネームで登録されることがあります。ライブ会場の受付は、必ずしも知ってるメンバーが担当するわけではありません。会場のスタッフさんにお願いする場合もありますので、ニックネームで取り置きリストを作っていると、受付で本名を言われたときにどれが該当するのかわかりません。

 

お名前欄を漢字、ふりがなと分けていれば自然に本名を登録してくれます。それでもニックネームで登録があったら?そのときは、受付でもニックネームを名乗ってもらうしかないですね。

 

理由②:後々、名前順で並び替えが楽

取り置きリストは、最終的に印刷して受付で利用します。その際、来場してくれたお客さんの名前を探すのに時間がかかると困りますよね。

あらかじめ「ふりがな」欄を設けておくことで、スプレッドシートを使って一発で並び替えることが出来ます。漢字だけだと、読み方の五十音順にはならないので、ふりがなで並び替えるのが便利です。

 

以上の理由から、お名前欄は(漢字)と(ふりがな)に分けて作成することをおススメします。

※”フリガナ”でも”ひらがな”でも、言い方はなんでもいいです。ポイントは本名で、かつ並び替えやすいようにひらがなも登録してもらうための工夫です。

 

最後に、下部アイコン「必須」のボタンをオンにして完了です。

チケット枚数

同じ要領で、予約する「チケット枚数」の欄を作成します。

再び画面下部左の+ボタンて質問を増やします。

 

今度は枚数は記述ではなく選択式にするので、回答形式は「プルダウン」を選んでください。

予約グループ欄で使った「ラジオボタン」とほとんど変わりませんが、ラジオボタンであればあらかじめ選択肢が表示されており、それだけでもライブの出演者リストの役割を果たします。

 

一方、チケット枚数に関しては、そんなことする必要はないので、タップあるいはクリックすると選択肢が表示される「プルダウン」を使います。

 

質問欄には「チケット枚数」と入力し、選択肢は1(1枚と丁寧に書いてももちろんOK!)から最大枚数まで入力します。

僕の経験では、最大4か5枚程度まであれば問題ないと思います。心配であれば最後の選択肢を、○枚以上としておいて、その選択肢を選んだ方には個別に連絡を取るのがよいのではないでしょうか。

 

 

こちらも最後に、下部アイコン「必須」のボタンをオンにして完了です。

その他(任意)

ここまででチケットの取り置きに必要な項目は完了です。

 

任意でその他欄、あるいはメッセージ欄を作ることも出来ます。なんらかの事情で座席を後ろのほうにしてほしい、出口に近いほうがいいなどのオーダーが書けるような欄です。

 

作り方は「お名前」欄と同じ。回答形式を「記述式」を選択してください。

質問欄には「その他」「メッセージ」など、任意の文言を入力すれば完成です。

 

その他欄は、必須ボタンはオフのままでいいと思います。

プレビューで確認

ここまでで、予約フォームの作成は完了です。

 

早速プレビュー画面を見てみましょう。画面最上部の縦三点リーダーをタップ、あるいはクリックします。

 

「プレビュー」をタップ、あるいはクリックすると実際の予約フォームを見ることが出来ます。

 

実際の画面イメージ

フォームURLを取得

最後に、ラインなどでメンバーや来てほしいお客さんと共有できるよう、作成した予約フォームのURLを取得します。

 

画面最上部の縦三点リーダーの隣の横三角をタップ、あるいはクリックします。

すると、画面が切り替わり以下のような表示になります。

作成した予約フォームをメールで特定のアドレスに送信するための設定画面です。メールで集客する場面は、今はあまりないと思うのでスルーしてください。

 

チケット予約をしてくれた人のメールアドレスを取得したい場合は、最上部にある「メールアドレスを収集する」欄にチェックを入れます。

特に連絡する予定がなければ、メールアドレスの取得は不要です。

 

ここではアドレスの取得にチェックは入れず、真ん中の「🔗(リンク)」タブをタップ、あるいはクリックしましょう。予約フォームのURLが取得できます。

「URLを短縮」ボタンをタップ、あるいはクリックすると短いURLを取得できます。メンバーやお客さんには、どちらを共有してもかまいません。

 

このURLをメンバーやお客さんに共有すると、そこから予約フォームに遷移し、回答することが出来るようになります。

積極的に声をかけて、チケット予約をしてもらいましょう。

取り置きリスト作成の都合で、出来るだけ前日までに予約を完了してもらえるようお願いするのがベターです。前売・当日でチケット料金が変わらない場合、当日までこれるかわからない人の分は、当日扱いにしてしまいましょう。

2. URLをお客さんに共有し、回答をスプレッドシートで管理

集められた回答は、自動的に集計され、PC・スマホどちらからでも確認できるようになります。

PCで集客状況を確認する

まずは、先ほど予約フォームを作った時に使ったGoogleアカウントにログインします。

 

右上にタイル状のボタンがあるので、そちらをクリック。中に「Drive(ドライブ)」という項目があるので、クリックしてください。

※普段からGoogleドライブをお使いの方は、いつもどおりの方法でGoogleドライブを開いてもらって構いません。

 

その中に「無題のフォーム」あるいは任意のタイトルを付けたファイルが存在していると思います。こちらが先ほど作成した予約フォームです。

 

タイル表示の場合

リスト表示の場合

 

クリックすると、フォーム画面に遷移します。

 

フォームの確認や編集はこの画面から出来ます。覚えておいてください。

 

さて、回答を確認します。上部に「質問」と「回答」というタブがあります。「回答」をクリックしてください。以下のような画面に遷移するはずです。



※一枚絵になっておらずすみません。。

 

「回答」タブの右に出ている数字が回答数です。回答の詳細はこの画面から確認できます。声をかけたあの人がもう予約してくれているか、など確認したい場合もこちらからどうぞ。

スマートフォンで集客状況を確認する

スマートフォンでは「Googleドライブ」のアプリから確認することが出来ます。

 

お使いのスマートフォンにアプリをDL→ログイン後、作成した予約フォームのファイルをタップしてください。

 

タイル表示の場合

リスト表示の場合

 

フォームの編集画面上部「回答」タブをタップすれば確認できます。

 

「回答」タブ



席数に限りがある場合、PCあるいはスマートフォンから予約数を確認して、規定の枚数に達したら、画面上部右の「回答を受付中」をオフにして、集客を打ち止めましょう。

回答数と予約数は、予約状況によって異なる場合があります(一人で2枚予約されることがあるため)

席数の計算をする場合は、回答数ではなく「チケット予約枚数」で計算するよう注意してください。

3. 受付で使いやすいようチェック欄を追加&デザインを加工

ここまでで予約フォームの作成と回答の確認は完了です。続いて、集めた回答(=チケット予約)を「チケット取り置きリスト」にまとめます。

 

この作業は、出来るだけチケット予約がすべて完了してから行うのがベストです。集客を始めてすぐに作成してしまうと、当日までに何度も追記が必要になるので注意しましょう。

声をかける時点で、前日までに予約を完了してもらえるようにお願いしておき、取り置きリスト作成は、前日の夜に作業するなど工夫してください

 

では、作業手順です。ここからは、PCで作業します。

まずはGoogleにログインし、Googleドライブに入ります。

作成した予約フォームを選択、その後「回答」タブをクリックします。

 

続いて、右上の緑のアイコン(プレゼントの箱みたいなやつ)をクリックしてください。「回答をスプレッドシートに表示」と表示されるはずです。

 

ポップアップが表示されたら「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、わかりやすいようファイル名を変更しておきましょう。



 

「作成」ボタンを押すと、スプレッドシートが立ち上がります。

最初の状態では、スプレッドシート下のシート名が「フォームの回答」となっていると思いますが、予約が増えると、このシートに自動で回答(=チケット予約)が集計される仕組みになっています。便利ですね!

 

さて、このリストを加工して印刷用のチケット取り置きリストを作ります。

項目欄(表頭)にチェック欄を追加

最初に、当日受付が完了したかどうかを管理できるように「チェック欄」を設けます。チェック欄がない場合でも、名前を横線で消すなどして管理することも出来ますが、あるほうが便利です。

 

G1セルをクリックし「チェック欄」と記載しておきます。

リストっぽく、デザインを加工する

このままだと見づらいので、リストっぽくデザインを加工します。

 

まずは、表頭を色付けして項目欄っぽさを出しましょう。

B1~G1をドラッグ&ドロップで選択してください。

タイムスタンプは、いつ予約されたかが記載されています。取り置きリストには不要な情報なので、選択する必要はありません。

 

上部右にあるペンキアイコン「塗りつぶしの色」をクリックして、色を選択しましょう。

印刷時にカラーにしなくていいように、黒かグレーを選択するのがベターです(ここでは上段左から二つ目の「暗いグレー4」を選択します)

 

続いて、テキストの色を変更します。背景が黒あるいはグレーにしている場合、文字色は「白」が見やすいです。

「塗りつぶしの色」アイコンの隣にある「テキストの色」アイコンをクリックします。

 

最後に枠線をつけます。

キャプチャのように、表頭から下のほうまでセルを選択し、「枠線」アイコンから指定の線をクリックします。枠線の種類は、一番左上にある縦横周囲すべてに線が引かれるものを選んでください。

当日急遽来てくれたお客さんを追記できるように、枠線は予約リストより余分に選択して、空白行を用意しておきましょう。

 

たいぶリストっぽくなりましたね!

フィルタを使って、ふりがな順に並び替える

最後に、予約リストをふりがな順に並び替えます。

 

B1セルを選択し、上段右にある「フィルタ」アイコンをクリックします。これだけで表頭に「フィルタ機能」が設定されます。

表頭の右側に三本線のようなものが表示されていればOKです。

 

並び替えは、その三本線をクリックして行います。三本線をクリックすると、並び替え順を指定するポップアップが表示されるので「A→Zで並び替え」を選びます。

 

キャプチャでは、回答(=予約)がサンプル分のひとつしかないのでわかりにくいですが、実際に複数回答があった場合は、きちんと並び替えられます。

受付の人がリストからお客さんの名前を見つけやすいように、必ず並び替えはしておくようにしましょう。

4. 印刷

作成した「チケット取り置きリスト」を印刷します。

スプレッドシートを直接印刷する

印刷範囲をドラッグ&ドロップで選択し、「ファイル」タブから「印刷」をクリックします。

 

印刷のプレビュー画面が表示されます。

 

このままでは、タイムスタンプ欄も印刷対象になってしまうので、範囲を指定します。

右上の「印刷」欄をクリックし、「選択中のセル」に変更しましょう。

 

すぐ下の「ページの向き」では、紙を横に使うか縦に使うかを選択できます。

作成した取り置きリストは、下に伸びていくはずなので、ページの向きは「縦」を選んでおくといいと思います。

 

このまま印刷すれば、チケット取り置きリストの完成です。

一度PDFに出力し、コンビニなどで印刷する

直接印刷できない場合、一度PDFに出力し、別途コンビニなどで印刷することも可能です。

 

その場合は、上記と同じように出力対象のセルを選択した後「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント」をクリックします。

 

印刷プレビューと同じように、右上の「エクスポート」欄をクリックし、「選択中のセル」に変更します。「ページの向き」を「縦」に変更し、エクスポートボタンを押せば、PDFで出力が完了です。

PDFに出力後は、任意のクラウドなどを使ってスマートフォンに共有→印刷アプリを使って、コンビニで印刷するなど、皆さんがやりやすい方法を選んでもらえればと思います。

おわりに

ここまでの長文をお読みいただきありがとうございました。

チケット取り置きリストは、会場によって指定のフォーマットがある場合もあります。その場合は、今回ご紹介したものではなく、会場指定のフォーマットを使うほうがいいと思います。

 

ただ、今回ご紹介した予約フォームを使えば、

  • 全グループの集客状況がわかる
  • 当日に手書きでリストを更新する手間が省ける
  • 一度やり方を覚えれば、どこでも使える(応用力も◎)

 

と、ライブ当日に起こりがちなトラブルを未然に防ぐことが出来ます。

 

ぜひ参考にしてくださいね!

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

ABOUT ME
しげ(ボーカルパーカッション)
学生時代からアカペラサークルで活動し、ライブ企画やイベントスタッフを経験。「歌がうまい=モテる」への反骨精神(アンチテーゼ)から、ライブパフォーマンスやステージングの研究を始める。ライブ演出・ステージングのネタ、プロアーティストのワークショップなどで得たおもしろ練習法を発信しています。

おたべブログでは、アカペラの豆知識・初心者向けアカペラ上達のネタ・ライブパフォーマンスやステージング、アレンジ、マイク&機材などのコンテンツを随時更新中です!

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